Vom Scharren und Murren und den Kosten bei der Einführung neuer Software
Eine neue Software?!
Die Meinungen vieler Mitarbeiter in Unternehmen gehen auseinander, wenn ihnen solches angekündigt wird. Ungeduldig scharren die einen mit den Füßen, weil ihnen das alte System nicht mehr genügt. Murrend machen die Skeptiker auf kommende Unruhe aufmerksam. Und ihre Skepsis ist leider begründet. Denn mit einer EDV-Anwendung in einem Unternehmen ist es wie mit einem Teller kalt gewordener Spaghetti: Wenn Sie versuchen, eine herauszuziehen, haben Sie alle in der Hand. IT-Projekte sind hoch komplex. Komplex ist gut, wenn die Komplexität einfach ist. Nur kompliziert darf es nicht sein. Dafür, dass die Sache einfach bleibt haben wir ein Konzept.
Die mit der Einführung einer neuen Software verbundenen Erwartungen, offenen und impliziten Ziele, solcher also, die sich erst im Prozess formulieren lassen, müssen sorgfältig analysiert und geprüft werden.
Warnend stellen Forscher fest, was passiert, wenn die Verständigung über die Erwartungen nicht geleistet wird: „Bis zu 50 Prozent der Projekte der Informationstechnologie in Unternehmen misslangen oder mussten abgebrochen werden, 40 Prozent der IT-Projekte konnten nur mit erheblichen Mehrkosten abgeschlossen werden,“ lautet die Kernaussage einer Studie der University of Dublin über einen Beobachtungszeitraum von 19 Jahren. Es kommt also wie immer im Leben auf die richtige Verständigung an. Dabei helfen wir mit unserer Erfahrung.
Damit Sie nicht in die Kostenfalle tappen und keine unendliche Geschichte aus Ihrer Umstellung wird, bieten wir Ihnen eine Begleitung an:
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Praktische UmsetzungDie Meinungen vieler Mitarbeiter in Unternehmen gehen auseinander, wenn ihnen solches angekündigt wird. Ungeduldig scharren die einen mit den Füßen, weil ihnen das alte System nicht mehr genügt. Murrend machen die Skeptiker auf kommende Unruhe aufmerksam. Und ihre Skepsis ist leider begründet. Denn mit einer EDV-Anwendung in einem Unternehmen ist es wie mit einem Teller kalt gewordener Spaghetti: Wenn Sie versuchen, eine herauszuziehen, haben Sie alle in der Hand. IT-Projekte sind hoch komplex. Komplex ist gut, wenn die Komplexität einfach ist. Nur kompliziert darf es nicht sein. Dafür, dass die Sache einfach bleibt haben wir ein Konzept.
Die mit der Einführung einer neuen Software verbundenen Erwartungen, offenen und impliziten Ziele, solcher also, die sich erst im Prozess formulieren lassen, müssen sorgfältig analysiert und geprüft werden.
Warnend stellen Forscher fest, was passiert, wenn die Verständigung über die Erwartungen nicht geleistet wird: „Bis zu 50 Prozent der Projekte der Informationstechnologie in Unternehmen misslangen oder mussten abgebrochen werden, 40 Prozent der IT-Projekte konnten nur mit erheblichen Mehrkosten abgeschlossen werden,“ lautet die Kernaussage einer Studie der University of Dublin über einen Beobachtungszeitraum von 19 Jahren. Es kommt also wie immer im Leben auf die richtige Verständigung an. Dabei helfen wir mit unserer Erfahrung.
Damit Sie nicht in die Kostenfalle tappen und keine unendliche Geschichte aus Ihrer Umstellung wird, bieten wir Ihnen eine Begleitung an:
- Begleitung der Entscheidungsträger bei technischen und wirtschaftlichen Fragen
- Bedarfsanalyse zusammen mit den von der Umstellung betroffenen Mitarbeiter
- Analyse des alten Systems, Erwartungen an das neue
- Ermittlung der Schnittstellen im Unternehmen
- Fortbildung der Mitarbeiter im Prozess der Entwicklung der neuen Software
- Übersetzung aus der technischen Fachsprache in die der Nutzer und umgekehrt
- Übersetzung aus der Sprache des Managements in die der Nutzer und umgekehrt
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Bei der Einführung neuer Software oder auch der Erweiterung vorhandener sollte die Planung zwei Ebenen gut in den Blick nehmen. Dies kann dazu beitragen, Kosten zu senken, Erwartungen auf ein realistisches Niveau zu heben bzw. zu senken und die Achtsamkeit bei den an der Veränderung beteiligten Personen zu wecken. Die beiden Ebenen sind die der Organisation und des Individuums.
Das Management muss die Veränderungsprozesse, die durch einen neuen EDV-Einsatz ausgelöst werden, in dreifacher Hinsicht steuern:
Das Management muss die Veränderungsprozesse, die durch einen neuen EDV-Einsatz ausgelöst werden, in dreifacher Hinsicht steuern:
- Es muss die angestrebte Veränderung mit ihren Implikationen erläutern, begründen und unterstützen. Es muss also für die Mitarbeiter gedeutet und erkennbar werden, in welche Richtung sich das Unternehmen weiter entwickeln wird.
- Es muss Verantwortliche während des Veränderungsprozesses benennen und dies unter Umständen mit Linienvorgesetzten klären (Projektorganisation). Die Verantwortlichen sollten sich mit dem oberen Manage-ment regelmäßig beraten.
- Es muss den Mitarbeitern die Sicherheit vermitteln, dass die veränderten Bedingungen zu bewältigen sind. Daher sollten bereits in der Startphase Schulungen und Weiterbildung konzipiert werden. Themen sind ne-ben der fachlich ausgerichteten Nutzerkompetenz auch weitergehende Fragen wie
- neue individuelle Handlungsmöglichkeiten erkennen
- neue Handlungsmöglichkeiten im Team erkennen
- Rollen- und Aufgabenverteilung im Team reflektieren
- neue Formen der Zusammenarbeit organisieren
- Zielsetzungen operationalisieren
- Erfolgskriterien definieren